Management : l’intégration d’un stagiaire

Les stages sont un bon moyen de détecter de nouvelles recrues, de les former et de voir sur le terrain de quoi ces jeunes sont capables. Encore inexpérimentés, c’est une relation donnant-donnant entre les étudiants et les entreprises, qui doivent montrer le bon exemple…

Mais il est important de soigner l’intégration d’un nouveau stagiaire, qui n’est pas un nouveau jouet pour les titulaires. Comme pour un nouveau salarié, certaines étapes sont cruciales pour favoriser un bon environnement de travail dès le début. Voici un top 10 des étapes à suivre :

      1. Préparer la documentation interne en amont… Les stagiaires doivent préparer un rapport et on doit de toute manière leur dégager du temps pour le travailler. Prévoir une documentation complète des informations blanches (non stratégique), va permettre de bien présenter l’entreprise dans son ensemble, tout en conservant le temps de cerveau disponible aux missions qui lui sont affectées. Exemple : organigramme, contacts au sein de la structure d’accueil…
      2. Prévoir les outils adéquats pour travailler (voiture tel bloc note…)
      3. Avertir les salariés de l’arrivée du nouveau stagiaire. On l’oublie un peu trop souvent, mais il est important de prévenir les salariés et en particulier, ceux qui seront en contact avec le stagiaire. Si vous n’êtes pas le tuteur du stagiaire et que vous l’assignez à quelqu’un, l’implication du titulaire est tout aussi important que celui du stagiaire lui-même. Définir par avance les missions du stagiaire en fonction des besoins de l’entreprise et de la capacité d’encadrement du tuteur, offre une optimisation du stage.

      4. Accueillir en personne son stagiaire. Un stagiaire est un être humain à part entière. Parfois un peu jeune et assez inexpérimenté, un stagiaire peut avoir une réponse émotionnelle plus forte qu’un titulaire sur une même situation. L’accueil du stagiaire doit être personnel pour nouer des liens professionnels et le mettre en confiance, dans un environnement de travail stable.
      5. Prendre le temps de lui faire faire le tour des équipes et des locaux : penser à dégager du temps sur une demi-journée ou au moins quelques heures pour l’impliquer directement dans l’activité de l’entreprise et répondre à ces questions.
      6. Ne pas prendre trop de stagiaires en même temps ! Pour deux raisons très simples :
        1. Il faut pouvoir fournir un suivi à chacun sans les laisser évoluer en pleine nature
        2. Une limite de légales, on ne peut accueillir plus de 15% de son effectif et un tuteur ne peut prendre plus de 3 stagiaires en même temps. Pour plus d’informations, consultez les obligations de l’employeur pour les stagiaires.

      7. Lui fournir une place à lui où il pourra s’installer (on va éviter de les mettre à 3 sur un même bureau ou directement entre la machine à café et l’accueil).
      8. Rappelez-lui ses missions, avec des objectifs clairs et réalisables (réalisable en fonction de sa formation, ses domaines de compétences, son expérience et sa fiche de poste…).
      9. Lui remettre un planning avec des temps hebdomadaire pour faire le point à la fin de la visite.
      10. Lui laisser le temps de prendre ses marques et de comprendre comment ça marche …